Складской учёт для малого бизнеса: минимальный набор функций

Ниже перечислен минимальный состав складского учёта для торговой или производственной компании с одним складом и штатом до пятнадцати человек. Документ применяется при выборе готовой программы, при постановке задачи на разработку и при приёмке готовой системы. Пункты, отмеченные как обязательные, выполняются полностью, без частичной реализации.

1. Учёт номенклатуры (обязательно)

1.1. Каждая позиция имеет внутренний артикул, уникальный и неизменяемый.

1.2. Позиция содержит наименование, единицу измерения, закупочную и продажную цену, признак учёта по вариантам (размер, цвет, объём).

1.3. Варианты одной позиции учитываются раздельно по остаткам. Объединённый учёт вариантов не допускается.

1.4. Удаление позиции с ненулевым остатком или с историей движений запрещено. Позиция переводится в архив с сохранением истории.

2. Учёт движений (обязательно)

2.1. Изменение остатка производится только документом. Прямое редактирование числа остатка недоступно ни одной роли.

2.2. Типы документов: приход, расход, возврат от покупателя, возврат поставщику, списание, перемещение, инвентаризация.

2.3. Каждый документ содержит дату, автора, перечень позиций с количеством и комментарий. Автор проставляется системой.

2.4. Проведённый документ не редактируется. Исправление выполняется сторнирующим документом со ссылкой на исходный.

2.5. По любой позиции доступна выписка движений за период с итоговым остатком на начало и конец.

3. Контроль и предупреждения

3.1. Отрицательный остаток блокируется либо фиксируется как ошибка с уведомлением ответственного. Молчаливое списание в минус не допускается.

3.2. Устанавливается минимальный остаток по позиции. При достижении порога формируется уведомление.

3.3. Формируется перечень позиций без движения свыше заданного срока.

3.4. Уведомления направляются в канал, который сотрудник читает в течение рабочего дня. Уведомление на электронную почту без дублирования признаётся недостаточным.

4. Права доступа (обязательно)

4.1. Роли разграничиваются не менее чем на три: кладовщик, менеджер, владелец.

4.2. Кладовщик оформляет приход, расход и перемещение, видит количества, не видит закупочные цены и суммы.

4.3. Менеджер видит остатки и заказы, не изменяет настройки и справочники.

4.4. Владелец имеет полный доступ, включая закупочные цены, отчёты и журнал действий.

4.5. Типовое разделение, применяемое в наших проектах: сборщик видит заказы, но не деньги; менеджер — клиентов, но не настройки.

5. Связь с продажами (при наличии сайта или второго канала)

5.1. Оформление заказа резервирует остаток. Срок резерва задаётся настройкой.

5.2. Отгрузка списывает остаток автоматически, без отдельного действия сотрудника.

5.3. Отмена заказа возвращает резерв в свободный остаток.

5.4. Ручной перенос заказов между сайтом и системой учёта не допускается. Наличие такого переноса считается несоответствием.

5.5. Пример реализации: в проекте ToYou Wood сайт считает смету по размерам, принимает оплату с онлайн-чеком, создаёт отправление и печатает этикетку. Сотруднику остаётся приклеить этикетку и передать отправление курьеру.

6. Порядок приёмки

6.1. Проверка проводится на реальных данных, перенесённых из действующего учёта.

6.2. Оформить приход десяти позиций, включая позицию с вариантами. Сверить остатки.

6.3. Оформить расход, превышающий остаток. Убедиться в срабатывании блокировки или уведомления.

6.4. Провести и сторнировать документ. Убедиться, что исходный документ не изменён, а остаток восстановлен.

6.5. Войти под каждой ролью. Убедиться в отсутствии доступа к закрытым данным, включая прямые адреса разделов.

6.6. Провести инвентаризацию по группе позиций. Убедиться в формировании документа расхождений.

6.7. Выгрузить остатки в файл. Проверить пригодность файла к чтению сторонним средством.

6.8. Запросить документы: акт передачи исключительных прав на код, доступы к домену и хостингу, оформленные на владельца.

7. Признаки неготовности

7.1. Остаток редактируется вручную.

7.2. Отсутствует журнал, по которому устанавливается автор изменения.

7.3. Все сотрудники работают под одной учётной записью.

7.4. Данные невозможно выгрузить в открытом формате.

7.5. Заказы с сайта переносятся сотрудником.

Наличие любого из пунктов 7.1–7.5 является основанием для отказа в приёмке.

8. Что в минимальный набор не входит

8.1. Адресное хранение, ячейки, сканирование терминалом. Применяется при площади склада, исключающей поиск позиции по памяти.

8.2. Партионный учёт и учёт сроков годности. Применяется при законодательном требовании или при работе со скоропортящимся товаром.

8.3. Планирование закупок по прогнозу спроса. Внедряется не ранее чем через год работы системы, при накопленной статистике.

8.4. Интеграция с бухгалтерским учётом. Внедряется отдельным этапом после стабилизации складского контура.

9. Требования к отчётности

9.1. Остатки на текущий момент по всей номенклатуре с фильтром по группе.

9.2. Движение за период по выбранной позиции с итогами.

9.3. Перечень позиций ниже минимального остатка.

9.4. Итоги инвентаризации с перечнем расхождений в количестве и сумме.

9.5. Журнал действий пользователей за период с указанием документа, автора и времени.

9.6. Любой отчёт выгружается в файл открытого формата, пригодный к чтению сторонним средством.

10. Требования к документам и правам на систему

10.1. Работы выполняются по договору, оплата производится по счёту.

10.2. Исключительные права на код передаются владельцу по акту.

10.3. Домен и хостинг оформляются на владельца.

10.4. Срок гарантии на ошибки исполнителя — три месяца с даты приёмки.

10.5. Передаются доступы к базе данных и инструкция по резервному копированию с указанием периодичности.

11. Регламент эксплуатации

11.1. Приход оформляется в день фактического поступления товара.

11.2. Списание оформляется в день выявления недостачи или боя, с указанием причины из справочника.

11.3. Инвентаризация проводится не реже одного раза в квартал, по группам с наибольшим оборотом — ежемесячно.

11.4. Резервная копия базы создаётся ежедневно, работоспособность копии проверяется ежеквартально.

11.5. Учётные записи уволенных сотрудников блокируются в день увольнения. Удаление учётной записи не допускается, история действий сохраняется.

12. Порядок действий при выборе решения

12.1. Заполнить перечень позиций и определить, ведётся ли учёт по вариантам.

12.2. Составить перечень применяемых типов документов из пункта 2.2, исключив неприменимые.

12.3. Определить состав ролей и перечень данных, закрытых для каждой роли.

12.4. Проверить готовые программы на соответствие разделам 1, 2 и 4. При полном соответствии выбирается готовое решение.

12.5. При несоответствии хотя бы одному обязательному пункту либо при наличии требований раздела 5 рассматривается разработка. Ориентировочные условия: сайт с админкой от 100 000 ₽, срок 7–14 дней; платформа от 150 000 ₽, срок от 14 дней. Состав работ приведён на странице цен.

12.6. Приёмка проводится по разделу 6 независимо от выбранного варианта.

Коротко

Обязательный минимум складского учёта — разделы 1, 2 и 4: номенклатура с вариантами, движение только документами и разграничение прав. Разделы 3 и 5 внедряются следом, раздел 6 применяется при приёмке. Ручное редактирование остатка, единая учётная запись на всех и ручной перенос заказов с сайта являются основанием для отказа в приёмке независимо от прочих функций системы.