Freedom Gym: клубная система с абонементами и расписанием

Freedom Gym пришли с журналом на ресепшене и таблицей абонементов. Задача звучала как «сделайте нам расписание», а закончилось клубной системой, где абонемент, расписание и права сотрудников связаны между собой. Ниже — что было, что сделали и на чём мы ошиблись.

Как было устроено до

Абонементы жили в таблице: фамилия, тип, дата покупки, дата окончания. Посещения отмечались в бумажном журнале на стойке. Расписание висело на стене и дублировалось картинкой в соцсетях.

Каждое из трёх мест по отдельности работало. Проблема начиналась на стыках. Чтобы ответить на вопрос «сколько занятий у меня осталось», администратор открывал таблицу, потом листал журнал и считал. При очереди на входе это занимало минуту, которая ощущалась как пять.

Второе больное место — заморозка. Клиент уезжал, просил приостановить абонемент, администратор писал в таблице комментарий. Через месяц комментарий читал другой администратор и понимал его по-своему.

С чего начали

Первым делом мы описали не расписание, а абонемент. Оказалось, что видов абонемента у клуба не три, как было в прайсе, а восемь: разное число занятий, разные сроки, безлимит по времени суток, семейные, гостевые визиты.

Дальше выяснилось главное. Абонемент — это не строка с датой окончания, а счётчик с историей. У него есть остаток занятий, есть период действия, есть события: покупка, посещение, заморозка, продление, возврат. Из этих событий остаток вычисляется, а не хранится отдельным числом.

Это решение потом закрыло половину будущих споров с клиентами. На любой вопрос «почему у меня списалось» есть ответ строкой в истории с датой и автором.

Расписание

Расписание сделали не картинкой, а сущностью. Занятие — это тип тренировки, тренер, зал, время начала, длительность и вместимость.

Запись клиента на занятие проверяет три вещи подряд: есть ли действующий абонемент, покрывает ли он этот тип занятия, остались ли места. Если проверка не прошла, клиент видит причину словами, а не общее «ошибка».

Отмена возвращает место в свободные немедленно. Это мелочь, но именно она наполняет группы: в вечерних слотах места освобождались за пару часов до начала и раньше просто пропадали.

Права: кто что видит

Тренер видит своё расписание и списки записавшихся. Он не видит суммы, не видит абонементы других тренеров и не может править прайс.

Администратор видит клиентов, продаёт абонементы, отмечает визиты и делает заморозку с обязательной причиной из списка. Настройки типов абонемента ему недоступны.

Владелец видит всё, включая деньги и журнал действий. Это тот самый узел, который повторяется почти в каждом нашем проекте: сборщик видит заказы, но не деньги; менеджер — клиентов, но не настройки. В зале роли называются иначе, а логика та же.

Что пошло не так

Первая ошибка была наша. Мы сделали заморозку как простое приостановление срока и не подумали про частичные месяцы. Клиент замораживал на десять дней, срок сдвигался на десять дней, всё правильно — пока кто-то не заморозил абонемент в день последнего занятия. Пришлось переделывать логику так, чтобы заморозка не могла начинаться позже окончания и не могла применяться к израсходованному абонементу.

Вторая ошибка — интерфейс отметки визита. Первую версию мы сделали красивой: поиск клиента, карточка, кнопка. На стойке в час пик это оказалось на два клика больше, чем нужно. Переделали в один список сегодняшних записей с кнопкой напротив каждой фамилии.

Третье не ошибка, а недооценка. Мы думали, что перенос старых абонементов из таблицы займёт день. Занял три: в таблице нашлись дубли фамилий, абонементы без даты покупки и записи, где тип был написан от руки четырьмя способами. Разбор данных почти всегда дольше переноса.

Что изменилось на стойке

Вопрос об остатке занятий закрывается на экране, а не пересчётом по журналу. Заморозка стала документом с датами, причиной и автором, а не комментарием.

Тренер перед занятием видит список записавшихся с телефона и знает, придут шестеро или двое. Расписание меняется в одном месте и сразу отражается везде, где его смотрят.

Бумажный журнал остался как запасной вариант на случай проблем с интернетом. За всё время он пригодился один раз, и это нормальная страховка, а не признак недоверия к системе.

Кому такая система не нужна

Одному тренеру с двадцатью клиентами она не нужна. Тетрадь и напоминания в телефоне справляются, а система потребует дисциплины и денег без заметного возврата.

Не нужна она и студии, где занятия только персональные и по договорённости. Там нет групп, нет вместимости, нет конкуренции за слот — то есть нет задачи, которую расписание решает.

Порог, за которым система начинает окупаться, у нас выглядел так: два и больше залов или направлений, групповые занятия с ограниченным числом мест, больше одного человека на стойке. Ниже этого порога честнее оставить таблицу. Ориентиры по срокам и стоимости платформы — на странице цен.

Как считался остаток занятий

Отдельно стоит объяснить решение, которое кажется техническим, а на деле оказалось главным.

Остаток занятий нигде не хранится числом. Он вычисляется из событий абонемента: куплено десять, списано три посещения, одно возвращено при отмене за сутки, заморозка сдвинула срок на неделю. Ответ на любой вопрос клиента — это список строк с датами, а не число, которому предлагается верить.

Хранить число было бы проще и быстрее. Но тогда при любой ошибке пересчёта восстановить правду нечем: непонятно, откуда взялась семёрка. С событиями любое расхождение разбирается за минуту и обычно заканчивается тем, что администратор вспоминает конкретный день.

Что делали с телефонными записями

Часть клиентов записывалась и продолжает записываться звонком. Отдельного учёта для них не появилось — администратор заносит такую запись в то же расписание.

Это принципиальный момент. Как только появляется второй список «для тех, кто звонит», возвращается ручная сверка, ради ухода от которой всё и делалось. Система при этом не различает, кто записал клиента, — она хранит автора записи, но занятие одно и место одно.

Коротко

Ключевое решение проекта не в расписании, а в том, что абонемент описан как история событий, а не строка с датой. Из этого выросли и честный остаток занятий, и заморозка с причиной, и споры, которые закрываются ссылкой на запись. Расписание же ценно ровно тем, что связано с абонементом и проверяет право на занятие само. Разбор данных перед переездом занял втрое больше, чем планировали, — на это стоит закладываться заранее.