Запись и расписание для студии, школы, секции

Систему записи заказывают почти одинаковыми словами: «нужно расписание, чтобы клиенты сами записывались». За этой фразой прячется от пяти до пятнадцати решений, и почти все они принимаются на старте, а стоят дорого потом. Ниже — вопросы, которые я задаю на первой встрече, и почему каждый из них важен.

Вопрос первый: что вы продаёте — время или право прийти

Ответ делит проект на два разных.

Если вы продаёте время — разовое занятие, консультацию, слот в кресле, — система строится вокруг календаря. Клиент выбирает слот, оплачивает, получает подтверждение. Больше ничего не нужно.

Если вы продаёте право прийти — абонемент, курс, месяц занятий, — центральной сущностью становится не календарь, а абонемент. Запись превращается в проверку: есть ли право, покрывает ли оно это занятие, остались ли места.

Путаница здесь — самая дорогая ошибка проекта. Календарь, построенный без абонементов, потом перестраивается почти целиком.

Вопрос второй: слот принадлежит человеку или группе

У парикмахера слот принадлежит мастеру: занят — значит, занят. У детской секции слот принадлежит группе: там пятнадцать мест, и они расходуются независимо.

Из этого следует всё остальное — как выглядит календарь, что показывать клиенту, что считать конфликтом. Смешанный случай тоже бывает: групповые занятия плюс персональные у того же преподавателя в том же зале. Тогда зал становится третьим ресурсом, и занятость считается по трём осям сразу.

Вопрос третий: что происходит при отмене

Вопрос звучит скучно, а определяет наполняемость групп.

Освободившееся место должно возвращаться в свободные немедленно и попадать тем, кто хотел записаться. В Freedom Gym это дало заметный эффект в вечерних слотах: раньше место, освободившееся за два часа до занятия, просто пропадало, потому что о нём никто не знал.

Дальше идут правила, которые нужно выяснить словами: за сколько часов отмена бесплатная, возвращается ли занятие на абонемент при поздней отмене, что считается неявкой. Эти правила у вас уже есть в голове — их надо просто записать, потому что система не догадается.

Вопрос четвёртый: кто ведёт расписание

Обычно отвечают «администратор», и это неполный ответ.

Преподаватель должен видеть своё расписание и список записавшихся, желательно с телефона. Ему не нужны суммы, чужие группы и настройки. Администратор ведёт клиентов, продаёт, отмечает визиты и переносит записи. Владелец видит деньги и журнал действий.

Это тот же узел, что и в остальных наших проектах: сборщик видит заказы, но не деньги; менеджер — клиентов, но не настройки. В студии роли называются иначе, а разделение то же самое, и делать его надо сразу — потом это переделка каждого экрана.

Вопрос пятый: что делать с теми, кто записывается по телефону

Ответ, который я всегда даю: ничего не делать, пусть звонят.

Онлайн-запись не отменяет телефон. Она забирает ту часть людей, которым проще выбрать время самим. Остальных администратор заносит в то же расписание, и с точки зрения системы разницы между этими записями нет.

Ошибка тут одна — строить два параллельных учёта, онлайн и «как раньше». Тогда возвращается перепись между двумя местами, ради ухода от которой всё и затевалось.

Вопрос шестой: когда напоминать

Напоминание за сутки снимает заметную часть неявок, потому что большинство не приходит не из вредности, а потому что забыли.

Второе напоминание за час-два имеет смысл там, где занятие длинное или дорогое. Больше двух — раздражение. Канал выбирается по клиенту, а не по удобству разработки: если ваши клиенты живут в телеграме, письмо на почту не прочтут.

В напоминании должна быть кнопка отмены. Это кажется вредным для бизнеса, а на деле лучше: отменённое за сутки место занимает другой человек, а молча не пришедший забирает его насовсем.

Вопрос седьмой: что переносим из старого

Обычно есть тетрадь, таблица или чаты. Перенос выглядит как техническая мелочь и почти никогда ей не оказывается.

В таблицах находятся дубли фамилий, записи без дат, четыре написания одного и того же типа занятия. Разбор занимает в разы больше, чем сам перенос, и делать его должен человек со стороны клиента — только он знает, какие из двух Ивановых один и тот же человек.

Закладывайте на это отдельные дни в графике. Мы на аналогичном переносе ошиблись втрое, планируя один день.

Когда всё это лишнее

Один преподаватель, десяток постоянных учеников, расписание не меняется месяцами — системы не нужно. Тетрадь и напоминания в телефоне честно справляются, а любая система потребует дисциплины, которую нечем окупить.

Не нужна она и там, где каждая встреча согласовывается индивидуально: время, длительность и цена обсуждаются отдельно. Календарь в таком случае — это переписка, и заменить её нельзя.

Порог начинается с групп, где есть ограниченное число мест и конкуренция за слот, и со второго человека на приёме записей. С этого момента расписание перестаёт помещаться в одну голову.

Что показывать клиенту, а что прятать

Клиенту нужны три вещи: когда есть места, сколько это стоит и что будет, если он не придёт. Всё остальное на странице записи мешает.

Полное расписание всех групп со всеми преподавателями обычно показывать не стоит — человек ищет своё время, а не изучает работу студии. Лучше сначала спросить направление и уровень, а потом показать подходящие слоты.

Занятые слоты полезно оставлять видимыми, но неактивными. Это показывает, что у вас есть спрос, и объясняет, почему в удобное время места нет.

Сколько занимает такой проект

Простая запись со слотами и уведомлением делается за 3–5 дней и стоит от 40 000 ₽ — это уровень лендинга с формой, которая знает занятость.

Расписание с группами, вместимостью, абонементами и правами преподавателей — это платформа, от 150 000 ₽ и от 14 дней на первую рабочую версию. Дальше она обычно растёт кусками: заморозки, переносы, гостевые визиты, отчёты по наполняемости.

Промежуточный вариант тоже существует. Сначала делается календарь без абонементов, а проверка права остаётся на администраторе. Это честный способ запуститься быстрее, но только если вы заранее знаете, что абонементы будут, и структура заложена под них.

Коротко

Проект записи определяется семью ответами, и все они не про дизайн: продаёте время или право прийти, слот принадлежит человеку или группе, что происходит при отмене, кто ведёт расписание, как быть с телефонными записями, когда напоминать, что переносим из старого. Ответы на первые два меняют структуру системы целиком, поэтому их выясняют до начала работ, а не после первого экрана.