Автоматизация отеля: брони, номерной фонд, уборка

Система управления отелем закрывает три задачи: не продать один номер дважды, знать, какие комнаты готовы прямо сейчас, и закрыть смену с деньгами, которые сходятся. Ниже — чек-лист настройки по узлам, в том порядке, в котором их имеет смысл включать до заезда первого гостя.

Узел 1. Номерной фонд и категории

Сначала заводится физический фонд: конкретные комнаты с номерами, этажами и особенностями вроде вида во двор или наличия дополнительного места.

Поверх фонда живут категории продажи: стандарт, улучшенный, семейный. Гость покупает категорию, а не комнату — конкретная комната назначается при заселении. Так администратор сохраняет свободу манёвра и может отдать освободившуюся раньше.

Готово, если: у каждой комнаты есть категория, а у каждой категории — количество комнат, и эти числа сходятся.

Узел 2. Тарифы поверх категорий

Одна категория продаётся по нескольким ценам. Невозвратный тариф дешевле, с завтраком дороже, выходные дороже будней, длительное проживание со скидкой.

Тариф — это правило: базовая цена, условия отмены, минимальный срок, включённые услуги. Сезонность задаётся периодами, а не переписыванием цен руками каждую весну.

Ограничения тарифов не менее важны, чем цены: запрет заезда в конкретный день, минимум две ночи на праздники, закрытие продаж категории при остатке в одну комнату. Всё это настройки, а не просьба к администратору помнить.

Готово, если: администратор может назвать цену на любую дату следующего года, не спрашивая владельца.

Узел 3. Шахматка

Шахматка — главный экран стойки. По вертикали комнаты, по горизонтали даты, внутри — брони цветом по статусу.

Здесь администратор должен уметь три действия мышью: сдвинуть бронь на другую дату, перенести в другую комнату, продлить на ночь. Каждое действие проверяется на конфликт: система не даёт положить две брони в одну комнату на одну ночь.

Цвета лучше держать в пределах пяти: подтверждена, оплачена, гость заселён, выехал, отменена. Больше оттенков — и администратор перестаёт их различать в час пик.

Готово, если: перенос брони в занятую комнату не проходит и объясняет, почему.

Узел 4. Статусы уборки

У комнаты два независимых состояния: занятость и чистота. Комната бывает свободной и грязной, занятой и убранной, свободной и в ремонте.

Горничная получает список на смену с телефона и отмечает готовность. Статус меняется мгновенно, и администратор на стойке видит, можно ли заселять раньше времени. Отдельно ставится статус «проверено старшей» для отелей, где есть контроль.

Задачи горничным удобно раздавать не списком комнат подряд, а по приоритету выездов: сначала те номера, куда сегодня заезжают, потом текущая уборка проживающих. Ремонт и профилактика ставятся в тот же календарь и блокируют продажу комнаты на нужные даты.

Готово, если: на вопрос «есть готовая комната прямо сейчас» отвечает экран, а не рация.

Узел 5. Деньги: предоплата, доплата, чек

Онлайн-оплата на сайте бывает полной или в виде предоплаты за первую ночь. Остаток гость доплачивает при заселении, и эта разница должна быть видна на карточке брони цифрой.

Каждое движение денег фиксируется отдельной записью: предоплата картой, доплата наличными, возврат при отмене. Чек уходит гостю при онлайн-оплате, при возврате — чек возврата. Дополнительные услуги — завтраки, парковка, поздний выезд — добавляются в счёт по ходу проживания, а не вспоминаются на выезде.

Готово, если: сумма всех записей по броне равна тому, что гость должен, и расхождение видно без калькулятора.

Узел 6. Роли и смена

Администратор видит брони, гостей и оплаты своей смены. Горничная — только список комнат. Владелец — деньги, загрузку и настройки тарифов.

Это тот же принцип, который мы закладываем почти во всех проектах: сборщик видит заказы, но не деньги, менеджер — клиентов, но не настройки. В отеле к нему добавляется закрытие смены: отчёт с наличными в кассе, оплатами картой, заездами и выездами. Расхождение ловится в тот же день, а не через месяц.

Готово, если: сдача смены занимает пять минут и заканчивается напечатанным отчётом.

Узел 7. Модуль бронирования на сайте

Гость должен увидеть на сайте те же даты и цены, что лежат в системе. Форма выбора дат, доступные категории, тариф, оплата — четыре шага без регистрации.

Отдельно закладывается письмо-подтверждение с номером брони и условиями отмены. Оно же служит пропуском: администратор находит бронь по номеру за секунду.

Готово, если: бронь, оформленная гостем ночью, утром уже видна на шахматке без действий администратора.

Узел 8. Гость и повторные заезды

Бронь привязывается не к строке с фамилией, а к карточке гостя. В ней — контакты, прошлые заезды, предпочтения вроде дальнего от лифта номера, суммарные траты.

Отсюда берутся две вещи. Первая: постоянному гостю не приходится каждый раз диктовать данные, а администратор при встрече знает, что человек был у вас в мае. Вторая: рассылка о свободных датах в межсезонье уходит не в холодную базу, а тем, кто уже жил.

Отдельно храните документы для регистрации по требованиям миграционного учёта. Их лучше заполнять один раз и подтягивать при следующем заезде, а не переписывать паспорт заново.

Готово, если: при вводе телефона знакомого гостя карточка находится сама и заезд оформляется без повторного ввода данных.

Кому эта система не нужна

Гостевому дому на пять номеров она не окупится. Общий календарь и тетрадь на стойке справляются, а деньги полезнее вложить в ремонт.

Не нужна и тем, кто продаёт только через агрегаторы и не собирается растить прямые продажи. В таком режиме фонд и цены живут в чужом кабинете, а своя система будет его дублировать.

Порог, за которым разговор становится предметным, — примерно от пятнадцати-двадцати номеров, две смены администраторов и хотя бы один внешний канал продаж. Это уровень платформы: у нас от 150 000 ₽ и от 14 дней, права на код переходят владельцу по акту, домен и хостинг оформляются на него же.

Коротко

Отель автоматизируется по узлам: фонд и категории, тарифы правилами, шахматка с проверкой конфликтов, отдельный статус уборки, денежные записи по броне, роли с закрытием смены, модуль бронирования на сайте. Каждый узел проверяется одним вопросом, на который должен отвечать экран, а не человек. На пяти номерах тетрадь дешевле и честнее.