Автоматизация автосервиса: заказ-наряды и запчасти

Программа для автосервиса нужна ради четырёх вещей: заказ-наряд, который нельзя переписать задним числом, учёт запчастей с ценой закупки и продажи, загрузка постов на ближайшие дни и история конкретной машины. Всё остальное — отчёты поверх этих данных. Разберём каждый узел и то, как проверить его на своём сервисе.

Заказ-наряд: документ, а не строка в таблице

Заказ-наряд открывается при приёмке и закрывается при выдаче. Внутри — машина, пробег, клиент, список работ с нормо-часами, список деталей, исполнители и суммы.

Ключевая механика — согласование. Приёмщик добавил работы, отправил клиенту ссылку, клиент подтвердил, время подтверждения записалось. После этого добавить работу можно только новым согласованием. Так исчезает разговор «мне обещали за восемь, а счёт на четырнадцать».

Вторая механика — нормо-часы. У каждой работы есть норматив и ставка поста. Сумма считается системой, а не приёмщиком в уме. Скидка вводится отдельным полем с указанием, кто её дал.

Как проверить: возьмите последний спорный заказ и попробуйте восстановить, кто и когда добавил работу, поднявшую сумму. Если ответ есть только в памяти приёмщика, вам нужен этот узел.

Запчасти: три состояния вместо одного

Самая частая поломка учёта — деталь существует в одном состоянии «есть или нет». На практике состояний три: на складе, заказана у поставщика, зарезервирована под конкретный наряд.

Резерв обязателен. Иначе последний фильтр уходит в машину, которая приехала сегодня, а машина, ради которой его положили, стоит на подъёмнике. В карточке детали должны быть закупочная цена, продажная, поставщик и срок поставки.

Заказ поставщику удобно формировать из недостающих позиций всех открытых нарядов одной кнопкой. Приёмщик отмечает приход, деталь автоматически распределяется по резервам, и наряды, которые ждали, меняют статус.

Как проверить: спросите, сколько денег сейчас лежит на складе в деталях. Если ответа нет ни у кого, учёт ведётся в голове кладовщика.

Посты и запись: календарь, который знает про длительность

Запись на СТО отличается от записи в парикмахерскую тем, что длительность заранее неизвестна и работа занимает не мастера, а пост с подъёмником.

Календарь строится по постам. У каждого — тип работ, которые он может принять: развал-схождение только на своём стенде, кузовные — только в своём боксе. При записи система предлагает свободные окна нужного типа, а не любые.

Отдельно закладывается буфер. Диагностика на час занимает пост на полтора, потому что машину нужно принять и вывести. Без буфера расписание к обеду рассыпается, и записанные на вечер ждут в зале.

Как проверить: посмотрите, сколько раз за прошлую неделю клиента просили подождать дольше обещанного. Это цена отсутствия буфера.

История машины: то, что удерживает клиента

Машина — самостоятельный объект с VIN и госномером. К ней привязаны все наряды, пробеги, установленные детали и рекомендации, которые клиент отложил.

Отсюда берутся два полезных сценария. Первый: при следующем визите приёмщик видит, что полгода назад рекомендовали заменить колодки, и говорит об этом предметно. Второй: напоминание о плановом обслуживании по пробегу или по дате, отправленное автоматически.

Напоминания лучше слать в мессенджер, а не звонком. У нас на нескольких проектах вся клиентская часть уведомлений живёт в телеграм-боте — это дешевле СМС и не выглядит как обзвон.

Как проверить: узнайте, что вы предложите клиенту, который был у вас год назад. Если ничего конкретного, история не ведётся.

Роли: кто что видит на экране

Механик видит свои работы и их нормо-часы, но не видит закупочные цены деталей и маржу. Приёмщик видит клиентов, наряды и склад, но не трогает ставки и настройки. Владелец видит деньги и отчёты.

Это тот же типовой узел, который мы закладываем почти в каждом проекте: сборщик видит заказы, но не деньги. На СТО он особенно чувствителен, потому что разница между закупкой и продажей детали — коммерческая информация.

Как проверить: зайдите под учётной записью механика и попробуйте увидеть, сколько сервис заработал за день.

Выдача машины и деньги

Закрытие наряда — отдельное действие, а не переключатель статуса. В этот момент фиксируется итоговая сумма, способ оплаты, пробивается чек и печатается акт выполненных работ с перечнем деталей и гарантийным сроком на них.

Гарантия на работы и на детали считается по-разному, и это стоит хранить в системе. Через три месяца клиент вернётся с тем же узлом, и приёмщику нужно за секунду увидеть, гарантийный это случай или новый заказ.

Если сервис работает с юрлицами и страховыми, добавляется отсрочка и акт сверки. Тогда к наряду прибавляется состояние «выполнен, но не оплачен», и по нему нужен отдельный список — иначе долги обнаруживаются в конце квартала.

Как проверить: назовите сумму, которую вам сейчас должны корпоративные клиенты. Если считать придётся по папке с актами, узел отсутствует.

Отчёты, которые реально смотрят

Не заказывайте двадцать отчётов. Работают обычно четыре: выручка по дням с разбивкой на работы и детали, загрузка постов в процентах, средний чек, список открытых нарядов старше трёх дней.

Последний важнее остальных. Наряд, висящий открытым неделю, — это либо машина, которую забыли, либо деталь, которую не заказали, либо деньги, которые не забрали. Отчёт по зависшим нарядам находит все три случая.

Кому это не нужно

Сервису на один-два поста, где хозяин сам принимает и сам чинит, полноценная система не нужна. Записная книжка и таблица закроют учёт, а деньги лучше вложить в оборудование.

Не нужна она и узким мастерским с одной услугой: шиномонтаж в сезон живёт по живой очереди, и любая запись там только мешает. Автоматизация начинает окупаться от трёх-четырёх постов, когда появляется отдельный приёмщик и склад деталей на заметную сумму.

Такой проект по объёму — платформа с админкой: у нас это от 150 000 ₽ и от 14 дней, гарантия на свои ошибки три месяца. Ориентиры по бюджету есть на странице цен.

Коротко

Автоматизация СТО стоит на четырёх узлах: заказ-наряд с фиксацией согласования, запчасти в трёх состояниях с резервом, календарь по постам с буфером, история машины с напоминаниями. Права разграничиваются так, чтобы механик не видел закупочных цен. Из отчётов ежедневно нужен один — список нарядов, висящих дольше трёх дней. На двух постах с хозяином за приёмкой это лишние расходы.