Портал заказов для дилеров: опт без телефона и почты

Портал заказов для дилеров — это закрытый кабинет, где каждый партнёр видит свою цену, свой доступный остаток, свой лимит и статус своих отгрузок. Он нужен не для красоты каталога, а чтобы убрать из процесса переписку: заявка перестаёт быть письмом в свободной форме и становится документом с номером и состоянием.

Дальше — как такой портал устроен внутри и в каком месте он обычно ломается.

Что происходит сейчас без портала

Обычная схема: дилер шлёт письмо или сообщение в мессенджер, менеджер сверяет остаток, называет цену по своей памяти о договорённостях, выставляет счёт руками. Каждый шаг — потенциальная ошибка, и каждая ошибка стоит отгрузки.

Три поломки повторяются у всех. Первая: цена названа старая, потому что менеджер помнил прошлое соглашение. Вторая: товар обещан, но его уже забрал другой дилер, пока письмо лежало непрочитанным. Третья: заявка есть, а что с ней — знает только тот, кто ушёл в отпуск.

Портал решает эти три вещи не «удобством», а тем, что переносит источник правды из головы менеджера в базу.

Цена: не одна колонка, а правило

Главное отличие оптового портала от розничного магазина — цены нет как числа. Есть базовая цена и набор правил, которые её меняют для конкретного партнёра.

Правила складываются слоями. Ценовая категория дилера, персональная скидка по договору, скидка от объёма в текущем заказе, акция на группу товаров, наценка за отсрочку платежа. Каждый слой должен считаться в известном порядке и оставлять след, иначе никто потом не объяснит, откуда взялась цифра в счёте.

В карточке товара дилер видит одну цену — свою. Рядом полезно показать, при каком количестве включится следующая ступень: «от 50 штук — на 4 % ниже». Это работает лучше любого письма с призывом добрать заказ.

Остаток, который нельзя обещать дважды

Свободный остаток и остаток на складе — разные числа. Пока портал показывает второе, дилеры будут заказывать один и тот же ящик.

Механика такая. Товар лежит на складе, часть его зарезервирована под подтверждённые заказы, часть — под корзины, которые собираются прямо сейчас. Резерв корзины живёт ограниченное время, например тридцать минут, и снимается автоматически. Дилер видит только то, что реально свободно.

Отдельно закладывается поведение при нуле. Простое «нет в наличии» — плохой ответ для опта. Лучше показать дату ближайшего прихода и дать оформить заказ под неё, отметив позицию как ожидаемую. Тогда вы видите спрос, а не теряете его.

Согласование: место, где всё встаёт

Каталог и корзина делаются быстро. Дольше всего собирается путь заказа от нажатия кнопки до отгрузки, потому что в опте между ними стоят люди и деньги.

Типовой маршрут: черновик — отправлен — проверен менеджером — счёт выставлен — оплачен или взят под отсрочку — собран — отгружен — закрыт документами. На каждом переходе есть условие. Например, заказ не уходит в сборку, если превышен кредитный лимит дилера и нет ручного одобрения.

Кредитный лимит — тот узел, который заказчики вспоминают в последнюю очередь, а он определяет половину логики. Портал должен знать текущую задолженность партнёра, срок отсрочки и что делать при просрочке: блокировать новые заказы, пропускать только по предоплате или пускать с пометкой для руководителя.

Статусы обязаны быть видны дилеру теми же словами, что и внутри компании. Если у вас «на комплектации», не пишите ему «в обработке» — он всё равно позвонит уточнить.

Роли: кто что видит

В опте с одной стороны портала не один человек. У дилера бывает закупщик, который формирует заявку, и руководитель, который её утверждает. С вашей стороны — менеджер направления, кладовщик и бухгалтер.

Разграничение делается по принципу «каждому только его инструмент». Кладовщик видит, что собирать, но не видит сумм. Менеджер видит клиентов и заказы, но не трогает настройки цен.

Бухгалтер видит оплаты и долги, но не правит остатки. Этот узел мы повторяем почти в каждом проекте, и он же чаще всего снимает внутренние конфликты.

Отдельная роль — сам дилер в чужом кабинете. Менеджеру нужна возможность войти от имени партнёра и оформить заказ за него, с пометкой, кто это сделал. Без такой кнопки телефонные заявки останутся вне системы.

Что подключать к 1С и когда

Если учёт ведётся в 1С, портал не должен становиться вторым местом хранения товаров. Он берёт номенклатуру, остатки и цены оттуда, а обратно отдаёт заказы и оплаты.

Обмен разумно делать в две очереди. Быстрая — остатки и статусы, раз в несколько минут. Медленная — справочники, номенклатура, контрагенты, раз в час или по кнопке. Так портал не ложится, когда 1С занята закрытием месяца.

На старте хватает односторонней выгрузки из учётной системы и приёма заказов файлом или через API. Полноценный двусторонний обмен документами стоит дороже и нужен, когда объём заказов делает ручной перенос невозможным.

Кому портал не нужен

Если у вас пять постоянных партнёров, которые заказывают одно и то же раз в месяц, портал не окупится. Общий прайс в таблице и шаблон заявки закроют задачу лучше.

Он не нужен и там, где каждая сделка индивидуальна: проектные поставки, оборудование под спецификацию, договорные цены под каждый объект. Такие продажи живут в переговорах, и попытка загнать их в кабинет заканчивается тем, что менеджеры продолжают работать в почте.

Портал начинает окупаться там, где есть повторяемость: постоянный ассортимент, регулярные заказы, десятки партнёров. Это уровень платформы — у нас такое начинается от 150 000 ₽ и от 14 дней, а вилка зависит в первую очередь от количества правил в ценах и от обмена с учётной системой. Ориентиры по деньгам собраны на странице с ценами.

Коротко

Портал для дилеров — это не каталог с логином, а перенос трёх вещей из переписки в систему: персональной цены, свободного остатка и статуса заказа. Цена считается правилами слоями, остаток резервируется на время сборки корзины, статусы называются одинаково внутри и снаружи. Кредитный лимит и роли определяют логику сильнее, чем дизайн каталога. При пяти партнёрах и штучных сделках дешевле остаться в таблице и почте.