Персональные данные на российских серверах: что проверить

Требование локализации касается места первичной записи персональных данных граждан России: сбор, запись, систематизация и хранение должны выполняться в базах, расположенных на территории России. Ниже — справка о том, какие узлы сайта нужно проверить и в каком порядке.

Раздел 1. Что считается местом записи

1.1. Местом записи признаётся база данных, в которую сведения попадают первыми при отправке формы, оформлении заказа или регистрации.

1.2. Расположение веб-сервера само по себе требования не закрывает, если база находится в другом месте.

1.3. Копии, выгрузки и резервные копии не заменяют основную базу.

Раздел 2. Перечень узлов, подлежащих проверке

Проверке подлежат все компоненты, через которые проходят данные посетителя. Ниже — типовой перечень.

Раздел 3. Порядок обследования

3.1. Составить перечень всех форм сайта и полей в каждой из них.

3.2. Для каждой формы определить конечную точку приёма данных.

3.3. Для каждой конечной точки установить владельца сервиса и страну размещения.

3.4. Зафиксировать результат в таблице. Строки, в которых страна не установлена, считаются требующими уточнения.

3.5. Отдельно проверить процессы, не связанные с формами: выгрузка базы для бухгалтерии, передача сведений в службу доставки, направление документов.

Раздел 4. Порядок переноса

4.1. Перенос выполняется в следующем порядке: база данных, файлы сайта, почта, домен.

4.2. До переключения домена новая площадка проверяется по копии сайта: открытие страниц, отправка форм, оплата, получение писем.

4.3. Домен и хостинг оформляются на владельца сайта. Оформление на подрядчика создаёт зависимость и препятствует последующему переносу.

4.4. Сертификат защищённого соединения выпускается заново на новой площадке до переключения.

4.5. После переключения сохраняется доступ к прежней площадке на срок не менее двух недель для сверки данных.

Раздел 5. Замена сервисов

5.1. Замене подлежат сервисы, в которых происходит первичная запись данных.

5.2. Для форм и заявок допустимая схема: приём в собственную базу сайта, далее — передача во внешние системы.

Пример из практики: в проектах с админкой заявки записываются в базу сайта, и уже оттуда уходят уведомления и выгрузки. При такой схеме смена внешнего сервиса не затрагивает место первичной записи.

5.3. Для рассылок база подписчиков ведётся на стороне сайта, внешний сервис используется как средство доставки писем.

5.4. Для чатов при невозможности замены оценивается состав данных: переписка без контактных сведений персональными данными может не являться, при их наличии — является.

Раздел 6. Документальное закрепление

6.1. Сведения о месте нахождения базы данных указываются в уведомлении уполномоченного органа.

6.2. Изменение места размещения влечёт подачу информационного письма.

6.3. Договор с хостинг-провайдером сохраняется как подтверждение места размещения.

6.4. Перечень внешних сервисов, которым передаются данные, отражается в политике обработки персональных данных.

Раздел 7. Когда перенос не требуется

7.1. Сайт не собирает данные посетителей: форм нет, комментариев нет, регистрации нет.

7.2. Данные российских граждан не обрабатываются, деятельность ведётся исключительно за пределами России.

7.3. Сайт уже размещён на российской площадке, все формы пишут в его базу, внешние сервисы получают данные вторично. В этом случае обследование ограничивается проверкой резервных копий и почты.

Раздел 8. Типовые несоответствия

8.1. Сайт перенесён на российскую площадку, форма обратной связи осталась встроенной со стороннего зарубежного сервиса.

8.2. Резервные копии базы автоматически выгружаются в зарубежное облачное хранилище.

8.3. Почта домена обслуживается зарубежным почтовым сервисом, письма с заявками содержат телефон и адрес.

8.4. Подписки на рассылку записываются напрямую в зарубежный сервис рассылок, минуя базу сайта.

8.5. Загруженные пользователями документы хранятся во внешнем файловом хранилище за пределами России.

8.6. Сведения о месте размещения базы в уведомлении не обновлены после переноса.

Раздел 9. Что зафиксировать по итогам обследования

9.1. Таблица узлов с указанием страны размещения и владельца сервиса.

9.2. Схема маршрута данных по каждой форме: точка ввода, точка первичной записи, точки последующей передачи.

9.3. Перечень сервисов, подлежащих замене, с указанием срока.

9.4. Дата проведения обследования и лицо, его проводившее.

9.5. Повторное обследование проводится при добавлении формы, подключении сервиса или смене хостинга.

Раздел 10. Порядок работ и сроки

10.1. Обследование — от одного дня при наличии доступа к сайту и перечню сервисов.

10.2. Перенос сайта и базы на российскую площадку — от одного до трёх дней вместе с проверкой.

10.3. Замена сервиса форм или рассылок — отдельная работа, срок зависит от объёма переносимых данных.

10.4. Актуализация политики и уведомления выполняется после завершения технических работ, на основании фактического состояния.

Коротко

Проверять надо не сайт, а маршрут данных: где заявка записывается первый раз. Обследование ведётся по перечню узлов — хостинг, база, копии, почта, формы, CRM, рассылки, чат, аналитика, файловое хранилище. Рабочая схема — первичная запись в базу сайта на российской площадке, внешние системы получают данные следующим шагом. Домен и хостинг оформляются на владельца, сведения о месте размещения отражаются в уведомлении и в политике.