152-ФЗ на сайте: политика, согласие, формы

Владелец сайта, который принимает заявки, является оператором персональных данных. Ниже — перечень того, что должно быть размещено на сайте, настроено в формах и зафиксировано в документах.

1. Документы, размещаемые на сайте

1.1. Политика обработки персональных данных. Размещается по постоянному адресу, доступному с любой страницы без авторизации.

1.2. Ссылка на политику в подвале сайта. Формулировка ссылки — «Политика обработки персональных данных», без сокращений.

1.3. Согласие на обработку персональных данных. Может быть оформлено отдельным документом либо текстом рядом с формой.

1.4. При использовании файлов cookie — уведомление об их использовании с отсылкой к политике.

2. Содержание политики

Политика должна содержать сведения о:

2.1. Наименовании оператора и его контактных данных.

2.2. Составе обрабатываемых данных по каждой форме сайта.

2.3. Целях обработки. Формулировка «улучшение качества обслуживания» целью не является; указывается конкретное действие — обработка заявки, доставка заказа, направление рассылки.

2.4. Правовых основаниях обработки.

2.5. Порядке и сроках хранения, а также порядке уничтожения данных.

2.6. Передаче данных третьим лицам, если она осуществляется. К третьим лицам относятся службы доставки, платёжные сервисы, системы аналитики, сервисы рассылок.

2.7. Порядке обращения субъекта данных за отзывом согласия.

3. Требования к формам сайта

3.1. Каждая форма, собирающая данные, снабжается чекбоксом согласия.

3.2. Чекбокс по умолчанию не отмечен. Предустановленная отметка согласием не признаётся.

3.3. Кнопка отправки при неотмеченном чекбоксе неактивна либо форма не отправляется, о чём выводится сообщение.

3.4. Текст рядом с чекбоксом содержит ссылку на политику и, при наличии, на текст согласия.

3.5. Состав полей формы ограничивается данными, необходимыми для заявленной цели. Запрос сведений, не используемых в обработке заявки, избыточен.

4. Фиксация факта согласия

4.1. При отправке формы сохраняются: дата и время, состав переданных полей, отметка о принятии согласия, версия текста согласия.

4.2. Записи хранятся в базе данных сайта или в системе, куда передаются заявки.

4.3. Изменение текста политики или согласия влечёт создание новой версии. Ранее собранные записи сохраняют ссылку на прежнюю версию.

Пример из практики: в проектах с админкой отметка о согласии сохраняется в карточке заявки как отдельное поле, наравне с телефоном и составом заказа. Это позволяет ответить на обращение, не поднимая логи сервера.

5. Организационные документы оператора

5.1. Приказ о назначении лица, ответственного за организацию обработки персональных данных.

5.2. Перечень обрабатываемых персональных данных.

5.3. Порядок доступа сотрудников к данным. Доступ предоставляется в объёме, необходимом для выполнения обязанностей.

5.4. Порядок реагирования на обращения субъектов данных и на инциденты.

6. Уведомление уполномоченного органа

6.1. Обработка персональных данных подлежит уведомлению Роскомнадзора. Уведомление подаётся до начала обработки.

6.2. Сведения, указанные в уведомлении, должны соответствовать фактическому составу данных и целям, приведённым в политике.

6.3. При изменении сведений подаётся информационное письмо об изменении.

7. Технические меры

7.1. Сайт работает по защищённому соединению. Формы, передающие данные по незащищённому соединению, к эксплуатации не допускаются.

7.2. Доступ в административную часть ограничивается учётными записями с разграничением прав.

7.3. Резервные копии базы данных хранятся в том же правовом режиме, что и основная база.

7.4. Учётные записи уволенных сотрудников блокируются в день прекращения доступа.

8. Периодическая проверка

8.1. При добавлении на сайт новой формы состав данных в политике подлежит актуализации.

8.2. При подключении нового внешнего сервиса перечень третьих лиц в политике подлежит дополнению.

8.3. Проверка соответствия проводится не реже одного раза в год.

9. Когда отдельная работа не требуется

9.1. Сайт-визитка без форм, без счётчиков аналитики и без обратной связи данных не собирает. В этом случае достаточно контактных сведений.

9.2. Если приём заявок ведётся исключительно через сторонний сервис на его домене, оператором в части этой обработки выступает владелец сервиса. Обязанности владельца сайта при этом не прекращаются в отношении собственных счётчиков.

Ответственность за нарушения установлена Кодексом об административных правонарушениях. Размеры санкций изменяются, актуальные значения следует проверять по действующей редакции.

10. Типовые несоответствия

10.1. Чекбокс согласия отмечен по умолчанию.

10.2. Ссылка на политику ведёт на несуществующую страницу после переноса сайта.

10.3. В политике не указаны сервисы, фактически получающие данные: служба доставки, платёжный сервис, система аналитики.

10.4. Форма подписки не содержит согласия, поскольку считается «неважной».

10.5. Отметка о согласии нигде не сохраняется, подтвердить факт получения невозможно.

10.6. Сведения в уведомлении не соответствуют текущему составу форм после доработок сайта.

11. Порядок действий при обращении субъекта данных

11.1. Обращение принимается по адресу, указанному в политике.

11.2. Устанавливается личность обратившегося в объёме, достаточном для идентификации в базе.

11.3. По требованию предоставляются сведения о факте обработки, составе данных, целях и сроках.

11.4. При отзыве согласия обработка прекращается, за исключением случаев, когда основанием является исполнение договора или требование закона.

11.5. Срок ответа исчисляется с даты поступления обращения; ответ направляется тем же способом, если иное не указано.

12. Разграничение зон ответственности с подрядчиком

12.1. В договоре с разработчиком фиксируется перечень технических мер, входящих в работу: наличие защищённого соединения, разграничение прав, сохранение отметки о согласии.

12.2. Подготовка текстов политики и согласия относится к юридической части и в состав работ по разработке, как правило, не входит.

12.3. Домен и хостинг оформляются на владельца сайта.

12.4. Исключительные права на код переходят владельцу по акту, что обеспечивает возможность последующих изменений без участия подрядчика.

13. Проверка перед запуском сайта

13.1. Открыть каждую форму и убедиться, что чекбокс присутствует и не отмечен.

13.2. Отправить тестовую заявку и проверить, что отметка о согласии сохранена в записи.

13.3. Открыть ссылку на политику из подвала на каждой странице.

13.4. Сверить перечень полей форм с составом данных, указанным в политике.

13.5. Сверить перечень внешних сервисов с разделом политики о передаче данных.

13.6. Проверить работу сайта по защищённому соединению, включая страницы форм.

Коротко

Минимальный комплект: политика по постоянному адресу, ссылка в подвале, неотмеченный чекбокс согласия в каждой форме, сохранение факта согласия с версией текста, уведомление Роскомнадзора и внутренние приказы. Политика должна описывать то, что сайт делает фактически, включая передачу данных доставке, платёжному сервису и аналитике. При добавлении формы или подключении сервиса документы актуализируются.