Окупаемость автоматизации: формула, которая считается на салфетке

Окупаемость автоматизации считается делением стоимости работ на месячную экономию в рублях. Вся сложность не в формуле, а в том, чтобы честно посчитать числитель и не приписать себе выгод, которых не будет.

Ниже — сама формула, три статьи выгоды, которые считать можно, три, которые считать нельзя, и три разобранных расчёта.

Формула

Срок окупаемости в месяцах = (стоимость разработки + стоимость внедрения) ÷ (месячная экономия − месячная стоимость владения).

Четыре величины, и каждая обычно занижается или завышается.

Стоимость разработки — это сумма из договора. Единственная величина, которую видно сразу.

Стоимость внедрения — время ваших людей: сбор требований, приёмка, обучение, месяц работы в двух системах. Обычно от 10 до 25 процентов суммы договора, и её почти никогда не закладывают.

Месячная экономия — сэкономленные часы, умноженные на стоимость часа, плюс устранённые прямые потери.

Стоимость владения — хостинг, домен, платные сервисы, доработки. Небольшая, но вычитается из экономии каждый месяц, а значит влияет на срок.

Что считать в экономию можно

Сэкономленное время. Замеряется секундомером до автоматизации: сколько минут занимает действие и сколько раз в месяц оно повторяется. Стоимость часа сотрудника берётся с налогами и взносами, а не по окладу.

Устранённые ошибки с ценой. Отправка не по тому адресу, потерянная заявка, продажа отсутствующего товара. У каждой ошибки есть цена — переотправка, возврат, упущенный заказ. Считается по факту прошлых месяцев, не по ощущению.

Прямая выручка, которой не было. Приём заказов ночью и в выходные, когда раньше их принимали только в рабочее время. Проверяется просто — по количеству заказов вне рабочих часов после запуска.

Что считать в экономию нельзя

Абстрактную «прозрачность» и «управляемость». Это может быть настоящей ценностью, но в рублях она не измеряется, и её подстановка превращает расчёт в подгонку.

Экономию времени владельца, если владелец не перестал этим заниматься. Час собственника дорог только тогда, когда он направлен на что-то другое.

Гипотетический рост конверсии. Прогнозы вида «сайт станет удобнее, продажи вырастут на треть» не проверяются заранее и обесценивают весь расчёт.

Три расчёта

Все три — примеры со средними цифрами, подставляйте свои.

Пример первый. Импорт товаров вместо ручного ввода. Допустим, владелец заводит 300 позиций руками и тратит на это вечер, примерно четыре часа, раз в месяц при обновлении коллекции. Плюс каждую неделю час на правку цен. Итого около восьми часов в месяц. Работа выполняется собственником, и вместо неё он мог бы вести переговоры с поставщиками. В магазине «Жук и Плут» мы вынесли импорт с Wildberries в отдельную вкладку именно поэтому. Такая доработка стоит десятки тысяч, экономия — вечер каждый месяц плюс отсутствие расхождений в остатках.

Пример второй. Печать этикеток из карточки заказа. Допустим, менеджер копирует адрес из письма в кабинет службы доставки: три минуты на заказ, 400 заказов в месяц — двадцать часов. Плюс две-три ошибки в адресе за месяц, каждая — переотправка. В ToYou Wood сайт создаёт отправление и печатает этикетку сам, человеку остаётся приклеить её и отдать курьеру.

Пример третий, отрицательный. Допустим, вы хотите автоматизировать составление коммерческих предложений. Их пять в месяц, каждое занимает полчаса, и половину времени занимает не оформление, а обдумывание цены. Экономия — около часа в месяц. Разработка — от нескольких десятков тысяч. Срок окупаемости уходит за годы, и правильный ответ здесь — не делать.

Таблица порогов

Таблица не заменяет расчёт, но отсекает случаи, где считать нечего.

Когда расчёт не нужен

Есть три ситуации, где окупаемость не главный аргумент, и притворяться иначе не стоит.

Требование закона или площадки. Онлайн-чек, маркировка, обязательные документы. Это не выбор.

Снятие зависимости от одного человека. Если процесс живёт в голове менеджера и его уход останавливает работу, вы покупаете не экономию часов, а устойчивость.

Потолок роста. Когда ручной способ физически не позволяет обработать больше заказов, автоматизация — условие роста, а не способ сэкономить.

Во всех трёх случаях расчёт всё равно полезен: он показывает верхнюю границу разумной суммы. Вилка по типам проектов есть на странице цен.

Как замерить исходные цифры

Расчёт разваливается не на формуле, а на исходных данных, взятых по памяти. Замер занимает неделю и делается один раз.

Возьмите одно действие и попросите сотрудника фиксировать: дату, сколько раз выполнял, сколько минут заняло. Достаточно строки в блокноте. Через неделю умножьте на четыре.

Стоимость часа считайте по полным расходам на сотрудника с налогами и взносами, делённым на количество рабочих часов в месяце. Оклад, делённый на часы, занижает результат примерно в полтора раза.

Цену ошибок берите из прошлого: сколько было переотправок, возвратов и потерянных заявок за три месяца. Если учёта нет, спросите у того, кто их разгребал, — он помнит.

Чем считать нельзя

Опросом сотрудников «сколько времени у вас на это уходит». Люди систематически ошибаются в обе стороны: рутину недооценивают, раздражающие задачи переоценивают.

Средними значениями из интернета. Ваши цифры зависят от вашей организации работы, и чужая средняя не имеет к ним отношения.

Обещаниями подрядчика. Продавец системы заинтересован в высокой оценке экономии, и это нормально — но проверять цифры должны вы.

Что делать с результатом расчёта

Если срок окупаемости меньше трёх месяцев, вопрос закрыт, делайте.

Если от трёх месяцев до года — проверьте, не забыли ли вы стоимость внедрения и стоимость владения. С ними срок обычно вырастает в полтора раза, и это всё равно приемлемо.

Если больше полутора лет — остановитесь и назовите настоящую причину. Возможно, вы покупаете устойчивость или готовность к росту, и тогда решение принимается по другим основаниям, а расчёт нужен лишь для определения потолка суммы.

Коротко

Делите полную стоимость проекта, включая ваше время на внедрение, на месячную экономию за вычетом стоимости владения. В экономию берите только замеренные часы, ошибки с известной ценой и выручку, которой раньше не было. Если экономия меньше двух часов в месяц, дешевле оставить как есть; если расчёт даёт больше полутора лет, называйте настоящую причину вложения вместо подгонки цифр.