Готовая CRM или своя админка под ваш процесс

Готовая CRM выигрывает на старте: дешевле, быстрее, ничего не нужно проектировать. Своя админка выигрывает там, где ваш процесс не совпадает с тем, что готовая система считает нормой, и вы платите за это совпадение каждый месяц — доработками, обходными путями и лишней ручной работой. Выбор упирается не в бюджет, а в степень расхождения.

По каким признакам вообще сравнивать

Сравнивать по количеству функций бессмысленно: у готовой их всегда больше, и большинство не нужны. Полезных осей четыре.

Скорость запуска. Стоимость на горизонте трёх лет с учётом подписки и доработок. Насколько система умеет описать именно ваш процесс. И что будет, если поставщик изменит правила или вы захотите уйти.

Таблица

Где готовая честно лучше

Когда процесс типовой. Заявка, звонок, сделка, оплата, повтор — эта модель заложена в любую CRM, и она правда работает.

Когда бизнес ещё меняется. Если через полгода вы будете продавать что-то другое, описывать сегодняшний процесс кодом рано. Дешевле арендовать чужую модель и посмотреть, что приживётся.

Когда важна скорость. Настроить готовую можно за выходные. Разработка своей — это две недели минимум, и всё это время учёт остаётся там, где был.

Где готовая начинает мешать

Первый признак — расчёт, который система не умеет. Например, цена зависит от размеров, материала и пяти опций сразу. В готовой CRM это заканчивается тем, что менеджер считает в отдельной таблице и вписывает результат руками.

Второй признак — сайт и учёт живут отдельно. Заказ приходит на сайт, дублируется в CRM, статус меняется в CRM и не виден на сайте. В этом месте появляется человек-синхронизатор, и он стоит дороже подписки.

Третий признак — права. Готовые системы обычно делят доступ крупными кусками, а бизнесу нужно точнее. У нас это типовой узел почти каждого проекта: сборщик видит заказы, но не деньги; менеджер — клиентов, но не настройки.

Четвёртый признак — счёт за доработки под чужой движок растёт быстрее, чем польза от них.

Что такое «своя админка» на практике

Это не копия CRM, написанная заново. Это интерфейс к вашей базе, где вкладки названы вашими словами и каждая закрывает конкретную работу.

В магазине «Жук и Плут» админка выросла примерно до двадцати вкладок, и одна из них — импорт с Wildberries. Она появилась, потому что владелица заводила триста позиций руками и на это уходил вечер. Ни в одной готовой системе такой вкладки не было бы, потому что это задача одного бизнеса.

Второй пример — ToYou Wood. Сайт считает смету по размерам, принимает оплату с онлайн-чеком, создаёт отправление и печатает этикетку. Человеку остаётся приклеить её и отдать курьеру. Это цепочка, где каждый шаг зависит от предыдущего, и в готовой системе она собирается из трёх сервисов и одной таблицы.

Промежуточный вариант

Есть третий путь, о котором забывают: оставить готовую CRM как место для сделок и построить свою часть только там, где готовая не тянет.

Например, каталог, расчёт и заказы живут в своей админке, а переписка и воронка — в готовой системе, и они обмениваются данными. Это дешевле полной разработки и снимает главную боль. Минус в том, что стыков становится два, и за ними нужно следить.

Кому что

Один-двое сотрудников, типовые сделки, всё решается перепиской — готовая CRM, и не думайте дальше.

Есть сайт, есть заказы, есть склад, и всё это уже связано между собой — своя админка, потому что синхронизация двух систем съест разницу в цене.

Нестандартный расчёт или нестандартная логика в основе продукта — своя, здесь готовая не догонит доработками.

Бизнес пока меняется каждые три месяца — готовая, вернитесь к вопросу через год.

Как проверить себя за час

Выпишите десять последних заказов и отметьте, в скольких из них кто-то что-то переносил руками между системами. Посчитайте, сколько минут это заняло, и умножьте на месячный поток.

Дальше сложите подписку за три года и всё, что вы за это время доплатили за настройку и модули. Сравните с суммой разработки — от 100 000 ₽ за сайт с админкой, от 150 000 ₽ за платформу. Ориентиры по срокам и составу работ есть на странице цен. Если разница неочевидна — берите готовую, при спорном счёте выигрывает то, что дешевле откатить.

Что спросить у поставщика готовой системы до оплаты

Как выгружаются данные и в каком формате. Ответ «через поддержку по запросу» означает, что уйти будет тяжело.

Что входит в тариф, а что докупается. Считайте не текущее количество сотрудников, а то, которое будет через год.

Сколько стоит доработка под ваш расчёт и кто её делает. Часто выясняется, что доработки возможны только через партнёра и по часам.

Что происходит при изменении тарифов. Фиксируется ли цена на срок оплаты и как уведомляют о повышении.

Что запросить у разработчика своей системы

Акт передачи исключительных прав на код. Без него вы платите за то, что вам не принадлежит.

Домен и хостинг, оформленные на вас, а не на исполнителя. Это единственная защита от ситуации, когда доступ есть только у одного человека.

Условия гарантии и её срок. У нас это три месяца на свои ошибки, и формулировка важна: гарантия покрывает ошибки, а не новые пожелания.

Работу по договору со счётом, а не по устной договорённости. Договор нужен не для суда, а чтобы обе стороны одинаково понимали объём.

Коротко

Готовая CRM — аренда чужой модели процесса, своя админка — описание вашей. Пока расхождение маленькое, аренда дешевле по всем статьям. Как только появляются ручные переносы между системами, нестандартный расчёт и тонкие права, расхождение начинает оплачиваться ежемесячно, и разработка становится вопросом арифметики, а не вкуса. Считать надо на трёх годах и обязательно с учётом времени людей.