Бот записи на услуги: расписание, напоминания, отмены

Бот записи заменяет переписку про свободное время: клиент открывает список слотов, выбирает, получает подтверждение, а за сутки — напоминание с кнопками отмены и переноса. Чтобы это работало, до разработки нужно описать расписание формально. Ниже — что подготовить и как настроить каждый сценарий.

Подготовьте данные до разработки

Пока эти пять таблиц не собраны, бот собирать рано — ему нечего показывать.

Услуги. Название, длительность в минутах, цена, нужна ли подготовка до или уборка после. Длительность — самое важное поле: из неё считается сетка слотов.

Исполнители. Кто оказывает какую услугу. Один мастер может уметь не всё, и слот на услугу существует только у того, кто её делает.

График. Рабочие дни и часы каждого исполнителя, перерывы, выходные, отпуска.

Ресурсы. Кабинет, кресло, оборудование — если их меньше, чем людей. Тогда слот свободен только при совпадении свободного мастера и свободного ресурса.

Правила. За сколько часов до начала можно записаться, за сколько можно отменить без последствий, сколько записей вперёд разрешено одному человеку.

Настройте показ свободного времени

Слот — это не строка в календаре, а результат расчёта: рабочие часы минус занятые записи минус перерывы, нарезанные по длительности услуги.

Порядок экранов делайте таким: услуга — исполнитель — день — время. Не наоборот. Клиент знает, что ему нужно, но не знает, кто свободен.

Дайте вариант «любой свободный мастер». Часть людей не выбирает человека, им нужно время, и лишний экран здесь только тормозит.

Показывайте не больше двух недель вперёд. Длинный список выглядит пустым и не помогает выбрать.

Скрывайте слоты, до которых осталось меньше вашего порога из правил. Запись за пятнадцать минут до начала — источник опозданий и неявок.

Соберите заказ записи в четыре шага

Первый: выбор услуги из списка кнопками, не текстом. Печатать название человек не должен.

Второй: выбор дня и времени — тоже кнопками, из фактически свободных.

Третий: контакт. Имя берите из профиля мессенджера, телефон спрашивайте один раз и сохраняйте — при повторной записи не переспрашивайте.

Четвёртый: подтверждение. Покажите одним экраном услугу, мастера, дату, время, адрес и цену. Кнопка «Записаться» — только здесь.

Слот занимайте в момент нажатия кнопки, а не через минуту. Иначе двое выберут одно и то же время.

Включите три уведомления и не больше

Сразу после записи. Что, когда, где, к кому, сколько стоит. Плюс адрес отдельной строкой, чтобы его можно было скопировать.

За сутки. Напоминание с двумя кнопками: «Буду» и «Отменить». Кнопка «Буду» нужна не клиенту, а вам: она показывает администратору, кто подтвердился.

За два часа. Короткое, только время и адрес. Это последняя точка, когда человек ещё успеет доехать или отменить.

Четвёртое уведомление не добавляйте. Каждое лишнее сообщение приближает вас к блокировке бота, и первыми блокируют самые аккуратные клиенты.

Разберите отмену и перенос

Отмену делайте одной кнопкой из напоминания. Требование позвонить и отменить голосом гарантирует, что клиент просто не придёт.

Освободившийся слот немедленно возвращайте в список свободных. Иначе смысл автоматической отмены теряется: время потеряно так же, как при неявке.

Перенос собирайте из двух операций: освободить старый слот и занять новый, в одном действии. Не заставляйте клиента отменять, а потом записываться заново — на этом шаге теряется половина.

Поставьте порог: отмена позже чем за N часов помечается отдельно. Штрафовать или нет — ваше решение, но видеть таких клиентов вы должны.

Отдайте администратору вторую половину бота

Бот — не только клиентский. Сотруднику нужен свой набор действий.

Уведомление о новой записи в рабочий чат — с кнопками «Принять» и «Перенести», чтобы подтверждать с телефона, не заходя в панель.

Просмотр расписания на сегодня и завтра одной командой.

Запись клиента вручную — того, кто позвонил. Заносится в то же расписание, слот занимается для всех каналов.

Права разграничьте: мастер видит свои записи и своё расписание, но не выручку и не настройки услуг. Это тот же принцип, что и в остальных проектах, где сборщик видит заказы, но не деньги.

Проверьте перед запуском

1. Запишитесь сами как клиент, полностью, до подтверждения.
2. Проверьте, что записанный слот исчез из списка свободных.
3. Отмените запись из напоминания и убедитесь, что слот вернулся.
4. Перенесите запись и проверьте, что старое время освободилось, а новое заняло.
5. Занесите клиента руками из админки и убедитесь, что бот больше не предлагает это время.
6. Проверьте напоминания на записи, созданной на завтра.
7. Проверьте поведение при закрытом дне: выходной исполнителя не должен показывать слоты.

Свяжите бота с остальной системой

Бот записи редко живёт сам по себе, и три связки окупаются почти всегда.

Карточка клиента. История записей, отменённые визиты, любимый мастер, комментарии. При повторной записи бот подставляет прошлый выбор, и три экрана превращаются в один.

Оплата. Предоплата за услугу отсекает часть неявок. Подключается тем же эквайрингом, что и в магазине, чек формируется по общим правилам.

Отчёт по загрузке. Сколько слотов было свободно, сколько занято, у кого из мастеров провалы по дням недели. Данные для этого уже есть — их достаточно показать.

Не связывайте бота с внешним календарём в качестве единственного хранилища. Календарь удобен для просмотра, но не умеет считать доступность с учётом ресурсов и длительности услуги.

Кому бот записи не нужен

Если у вас один мастер и десять записей в неделю, тетрадь дешевле и быстрее. Порог, за которым автоматика окупается, — это момент, когда согласование времени начинает занимать больше времени, чем сама услуга.

Если запись всегда сопровождается разговором — диагностика, подбор, обсуждение объёма работ, — бот не заменит этот разговор. Он может собрать данные до него, но время назначает человек.

И если у вас нет системы, где расписание будет храниться, начинать надо с неё: слоты негде вести. Разбор общей механики онлайн-записи — в отдельной статье.

Коротко

До разработки соберите пять таблиц: услуги с длительностью, исполнители, графики, ресурсы, правила записи и отмены. Слот считайте, а не ведите руками. Порядок экранов: услуга, мастер, день, время, подтверждение. Уведомлений ровно три — после записи, за сутки с кнопкой отмены, за два часа. Отмена и перенос — по одной кнопке, освободившийся слот сразу возвращается в список. Администратору дайте подтверждение с телефона и ручную запись в то же расписание.